Dùng AI cho văn phòng, nhân sự, kế toán: 3 việc làm ngay, có câu lệnh mẫu

Mở một cuộc chat mới.

Vào chatgpt.com hoặc claude.ai, bấm chat mới (biểu tượng cây bút hoặc chữ New chat ở góc trên bên trái). Chat thường là đủ, không cần dự án. Mỗi việc một chat để AI không lẫn thông tin việc cũ.

Đúng khi: ô nhắn tin trống, chưa có tin nào phía trên.

Chép 3 đoạn câu lệnh.

Bấm Chép cả 3 đoạn ở cuối khung để chép một lần. Đoạn 1 đang điền sẵn một ví dụ, bạn sẽ thay bằng thông tin thật ở bước 3, ngay trong ô nhắn. Đoạn 2 và 3 giữ nguyên.

Dán vào: chưa dán ở đây. Chép trên trang này, bước 3 dán vào ô nhắn của chat mới mở ở bước 1.

Họp sáng thứ 2, có chị Lan (trưởng phòng), anh Hùng, Mai, Tuấn.
- doanh số tháng 10 đạt 85% kế hoạch, thiếu chủ yếu ở kênh online
- Hùng: làm lại bảng giá mới trước thứ 6
- Mai lo vụ hội chợ 20/11, cần chốt gian hàng trước 12/11
- Tuấn hỏi tuyển thêm 1 sale, chị Lan bảo để tháng 12 tính
- họp lại thứ 2 tuần sau

Viết biên bản họp gồm: thời gian, người dự, nội dung chính, quyết định, và bảng việc cần làm (Việc, Người làm, Hạn chót).

Chỉ ghi điều có trong ghi chú. Việc nào chưa có hạn thì ghi [chưa có hạn]. Giọng trang trọng, ngắn gọn, dùng được gửi cả phòng.

Đúng khi: nút đổi thành chữ "Đã chép".

Dán, sửa Đoạn 1, rồi gửi.

Dán vào: ô nhắn của chat mới mở ở bước 1.

Bấm vào ô nhắn, dán (máy tính: Ctrl+V, Mac: Cmd+V; điện thoại: chạm giữ rồi chọn Dán). Trong ô nhắn, thay phần sau dấu hai chấm ở Đoạn 1 bằng thông tin thật của bạn, rồi bấm nút mũi tên tròn.

Đúng khi: câu lệnh hiện thành tin nhắn của bạn phía trên, Đoạn 1 là thông tin của bạn, và AI bắt đầu viết.

Đọc kết quả.

Chờ AI viết xong (khoảng 10 đến 30 giây). Dưới đây là kết quả thật khi chạy đúng câu lệnh mẫu.

Kết quả thử: Đạt: bảng việc đủ người làm và hạn, việc chưa có hạn ghi [chưa có hạn].

Kiểm lại trước khi dùng.

• Bảng việc đủ người làm và hạn
• Không có quyết định nào ghi chú không nói
• Việc chưa có hạn được đánh dấu

Đúng khi: cả 3 dòng trên đều ổn. Dòng nào chưa ổn thì nhắn AI sửa đúng chỗ đó.

Sửa tiếp nếu chưa ưng.

Gửi tiếp trong cùng cuộc chat, không cần dán lại từ đầu. Câu dưới đây là ví dụ, đổi thành chỗ bạn muốn sửa.

Dán vào: chat cũ ở bước 1, gửi tiếp bên dưới câu trả lời của AI.

Viết email gửi cả phòng kèm biên bản này, dưới 60 chữ, nhắc mỗi người kiểm việc của mình.

Đúng khi: AI chỉ sửa đúng chỗ bạn nói, phần còn lại giữ nguyên.

Lưu bản cuối và đem dùng.

Bấm nút chép ngay dưới câu trả lời cuối cùng của AI (biểu tượng hai ô vuông chồng nhau), mở Sổ tay Trà Đá, thêm tiêu đề Ngành - Biên bản họp từ ghi chú lộn xộn rồi dán vào. Dán luôn Đoạn 1 bạn đã sửa ở bước 3 để lần sau chỉ đổi thông tin.

Lưu kết quả: Sổ tay Trà Đá (Google Docs hoặc app Ghi chú; chưa có thì tạo 1 phút), tiêu đề Ngành - Biên bản họp từ ghi chú lộn xộn. Dùng tiếp: gửi biên bản vào nhóm chat hoặc email cho người dự họp; chép bảng việc sang file theo dõi việc của nhóm.

Đúng khi: Sổ tay có bản đã kiểm ở bước 5, và bạn đã dùng nó như dòng Dùng tiếp ở trên.

Mở một cuộc chat mới.

Vào chatgpt.com hoặc claude.ai, bấm chat mới (biểu tượng cây bút hoặc chữ New chat ở góc trên bên trái). Chat thường là đủ, không cần dự án. Mỗi việc một chat để AI không lẫn thông tin việc cũ.

Đúng khi: ô nhắn tin trống, chưa có tin nào phía trên.

Chép 3 đoạn câu lệnh.

Bấm Chép cả 3 đoạn ở cuối khung để chép một lần. Đoạn 1 đang điền sẵn một ví dụ, bạn sẽ thay bằng thông tin thật ở bước 3, ngay trong ô nhắn. Đoạn 2 và 3 giữ nguyên.

Dán vào: chưa dán ở đây. Chép trên trang này, bước 3 dán vào ô nhắn của chat mới mở ở bước 1.

Vị trí: nhân viên kinh doanh online, làm tại Hà Nội, toàn thời gian.
Việc chính: trả lời tin nhắn khách trên Facebook và Zalo, chốt đơn, chăm khách cũ.
Yêu cầu: có ít nhất 6 tháng bán hàng online, gõ máy nhanh.
Lương: 8 đến 10 triệu cộng hoa hồng. Nghỉ Chủ nhật.

Viết tin tuyển dụng gồm: tiêu đề, giới thiệu ngắn, mô tả công việc, yêu cầu, quyền lợi, cách ứng tuyển. Thêm một bản rút gọn dưới 60 chữ để đăng nhóm Facebook.

Không tự thêm quyền lợi tôi chưa nói (bảo hiểm, thưởng). Chỗ chưa có thông tin ghi [công ty điền]. Không dùng từ phân biệt tuổi, giới tính.

Đúng khi: nút đổi thành chữ "Đã chép".

Dán, sửa Đoạn 1, rồi gửi.

Dán vào: ô nhắn của chat mới mở ở bước 1.

Bấm vào ô nhắn, dán (máy tính: Ctrl+V, Mac: Cmd+V; điện thoại: chạm giữ rồi chọn Dán). Trong ô nhắn, thay phần sau dấu hai chấm ở Đoạn 1 bằng thông tin thật của bạn, rồi bấm nút mũi tên tròn.

Đúng khi: câu lệnh hiện thành tin nhắn của bạn phía trên, Đoạn 1 là thông tin của bạn, và AI bắt đầu viết.

Đọc kết quả.

Chờ AI viết xong (khoảng 10 đến 30 giây). Dưới đây là kết quả thật khi chạy đúng câu lệnh mẫu.

Kết quả thử: Đạt: lương và ngày nghỉ đúng, không thêm bảo hiểm hay thưởng. Lưu ý: AI tự thêm vài yêu cầu chung chung như "tinh thần trách nhiệm", xoá nếu không cần.

Kiểm lại trước khi dùng.

• Lương và ngày nghỉ đúng như bạn đưa
• Xoá yêu cầu, việc AI tự thêm mà bạn không cần
• Không có yêu cầu phân biệt tuổi, giới tính

Đúng khi: cả 3 dòng trên đều ổn. Dòng nào chưa ổn thì nhắn AI sửa đúng chỗ đó.

Sửa tiếp nếu chưa ưng.

Gửi tiếp trong cùng cuộc chat, không cần dán lại từ đầu. Câu dưới đây là ví dụ, đổi thành chỗ bạn muốn sửa.

Dán vào: chat cũ ở bước 1, gửi tiếp bên dưới câu trả lời của AI.

Soạn 5 câu hỏi phỏng vấn cho vị trí này, mỗi câu kèm câu trả lời tốt trông như thế nào.

Đúng khi: AI chỉ sửa đúng chỗ bạn nói, phần còn lại giữ nguyên.

Lưu bản cuối và đem dùng.

Bấm nút chép ngay dưới câu trả lời cuối cùng của AI (biểu tượng hai ô vuông chồng nhau), mở Sổ tay Trà Đá, thêm tiêu đề Ngành - Tin tuyển dụng (JD) rõ ràng rồi dán vào. Dán luôn Đoạn 1 bạn đã sửa ở bước 3 để lần sau chỉ đổi thông tin.

Lưu kết quả: Sổ tay Trà Đá (Google Docs hoặc app Ghi chú; chưa có thì tạo 1 phút), tiêu đề Ngành - Tin tuyển dụng (JD) rõ ràng. Dùng tiếp: gửi trưởng bộ phận duyệt, rồi đăng lên các nhóm việc làm trên Facebook, trang tuyển dụng hoặc fanpage công ty.

Đúng khi: Sổ tay có bản đã kiểm ở bước 5, và bạn đã dùng nó như dòng Dùng tiếp ở trên.

Mở một cuộc chat mới.

Vào chatgpt.com hoặc claude.ai, bấm chat mới (biểu tượng cây bút hoặc chữ New chat ở góc trên bên trái). Chat thường là đủ, không cần dự án. Mỗi việc một chat để AI không lẫn thông tin việc cũ.

Đúng khi: ô nhắn tin trống, chưa có tin nào phía trên.

Chép 3 đoạn câu lệnh.

Bấm Chép cả 3 đoạn ở cuối khung để chép một lần. Đoạn 1 đang điền sẵn một ví dụ, bạn sẽ thay bằng thông tin thật ở bước 3, ngay trong ô nhắn. Đoạn 2 và 3 giữ nguyên.

Dán vào: chưa dán ở đây. Chép trên trang này, bước 3 dán vào ô nhắn của chat mới mở ở bước 1.

Khách: Công ty TNHH Minh Phát, người liên hệ chị Hương (kế toán).
Hoá đơn số 0125 ngày 05/10, số tiền 45.000.000đ, hạn thanh toán 05/11, nay đã quá hạn 3 ngày.
Bên tôi: Công ty ABC, tôi là Thảo, kế toán công nợ.

Viết 2 email:
1. Nhắc lần 1 (hôm nay): nhẹ nhàng, có thể khách quên.
2. Nhắc lần 2 (sau 7 ngày nếu chưa trả): rõ ràng hơn, đề nghị cho biết ngày thanh toán cụ thể.

Có tiêu đề email. Ghi đúng số hoá đơn, số tiền, hạn. Lịch sự, không đe doạ. Kết bằng chữ ký của Thảo. Mỗi email dưới 120 chữ.

Đúng khi: nút đổi thành chữ "Đã chép".

Dán, sửa Đoạn 1, rồi gửi.

Dán vào: ô nhắn của chat mới mở ở bước 1.

Bấm vào ô nhắn, dán (máy tính: Ctrl+V, Mac: Cmd+V; điện thoại: chạm giữ rồi chọn Dán). Trong ô nhắn, thay phần sau dấu hai chấm ở Đoạn 1 bằng thông tin thật của bạn, rồi bấm nút mũi tên tròn.

Đúng khi: câu lệnh hiện thành tin nhắn của bạn phía trên, Đoạn 1 là thông tin của bạn, và AI bắt đầu viết.

Đọc kết quả.

Chờ AI viết xong (khoảng 10 đến 30 giây). Dưới đây là kết quả thật khi chạy đúng câu lệnh mẫu.

Kết quả thử: Đạt: số hoá đơn, số tiền, hạn đúng; email lần 2 đề nghị ngày thanh toán cụ thể.

Kiểm lại trước khi dùng.

• Số hoá đơn, số tiền, hạn đúng từng ký tự
• Lần 2 có đề nghị ngày thanh toán cụ thể
• Không có câu đe doạ

Đúng khi: cả 3 dòng trên đều ổn. Dòng nào chưa ổn thì nhắn AI sửa đúng chỗ đó.

Sửa tiếp nếu chưa ưng.

Gửi tiếp trong cùng cuộc chat, không cần dán lại từ đầu. Câu dưới đây là ví dụ, đổi thành chỗ bạn muốn sửa.

Dán vào: chat cũ ở bước 1, gửi tiếp bên dưới câu trả lời của AI.

Khách trả lời xin trả làm 2 đợt. Viết email đồng ý, đề nghị ghi rõ số tiền và ngày của từng đợt.

Đúng khi: AI chỉ sửa đúng chỗ bạn nói, phần còn lại giữ nguyên.

Lưu bản cuối và đem dùng.

Bấm nút chép ngay dưới câu trả lời cuối cùng của AI (biểu tượng hai ô vuông chồng nhau), mở Sổ tay Trà Đá, thêm tiêu đề Ngành - Email nhắc công nợ lịch sự rồi dán vào. Dán luôn Đoạn 1 bạn đã sửa ở bước 3 để lần sau chỉ đổi thông tin.

Lưu kết quả: Sổ tay Trà Đá (Google Docs hoặc app Ghi chú; chưa có thì tạo 1 phút), tiêu đề Ngành - Email nhắc công nợ lịch sự. Dùng tiếp: gửi email lần 1 cho kế toán bên khách khi hoá đơn tới hạn; quá hạn mà chưa trả thì gửi email lần 2, ghi ngày đã gửi trong Sổ tay.

Đúng khi: Sổ tay có bản đã kiểm ở bước 5, và bạn đã dùng nó như dòng Dùng tiếp ở trên.